1. Verantwortlicher
KlarWerk Digital MusterunternehmenBeispieldaten · Einzelunternehmen (Beispiel)Beispieldaten
Werkstraße 12Beispieldaten · 50667 KölnBeispieldaten
E-Mail: datenschutz@klarwerk-beispiel.deBeispieldaten
Telefon: +49 221 00000000Beispieldaten
2. Zweck von KlarWerk
KlarWerk ist eine B2B-Anwendung für Auftragsorganisation, Baustellenberichte, Datei- und Bildanalyse, Dokumentkontrollen sowie die Vorbereitung und den Export von Rechnungsentwürfen. KI-Ergebnisse sind Vorschläge und werden vor einer Freigabe durch den jeweiligen Betrieb kontrolliert.
3. Website und Hosting
Beim Aufruf können IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte URL, Browser-, Geräte- und technische Protokolldaten verarbeitet werden. Dies dient der sicheren und stabilen Bereitstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die technische Bereitstellung erfolgt über OpenAI Sites und Cloudflare-Infrastruktur.
4. Anmeldung und Konten
Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name, ein ausschließlich als kryptografischer Prüfwert gespeichertes Passwort, Bestätigungs- und Wiederherstellungsmerkmale, Login-Zeitpunkte, Rollen, Betriebszuordnung und Sitzungsdaten. Zwecke sind Registrierung, Authentifizierung, Zugriffsschutz und Vertragsdurchführung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Ein Profil kann ohne kostenpflichtiges Abonnement erstellt werden. Technisch notwendige Sitzungs-Cookies dienen ausschließlich der Anmeldung und Zugriffssicherung.
5. Betriebs-, Kunden- und Auftragsdaten
Verarbeitet werden können Betriebsstammdaten, Mitarbeiter- und Kundenkontaktdaten, Aufträge, Leistungsdaten, Arbeitszeiten, Materialangaben, Notizen, Freigaben und Rechnungsentwürfe. Der Kundenbetrieb bleibt für die Zulässigkeit der von ihm eingestellten Daten verantwortlich; KlarWerk verarbeitet diese Daten im vereinbarten Umfang als Auftragsverarbeiter.
6. Dateien, Fotos und KI-Analyse
Hochgeladene PDFs und Bilder werden gespeichert und nur nach einer ausgelösten Analyse an die OpenAI API übermittelt. Zweck sind Extraktion, Strukturierung und das Kennzeichnen möglicher Auffälligkeiten. Nutzer sollen keine unnötigen Personenaufnahmen, privaten Bereiche oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten hochladen.
7. Abonnement und Zahlung
Für Abo-Abschluss, Zahlung und Rechnungsverwaltung ist Stripe vorgesehen. Dabei können Kontakt-, Vertrags-, Zahlungsmetadaten, Kunden- und Abonnementkennungen verarbeitet werden. Vollständige Kartendaten werden nicht in KlarWerk gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
8. System- und Team-E-Mails
Bestätigungs-, Passwort-, Einladungs- und sicherheitsrelevante E-Mails werden über Resend versendet. Hierzu werden E-Mail-Adresse, Nachricht, Zeitpunkt sowie Zustellinformationen verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Marketing-E-Mails sind nicht Bestandteil des aktuellen Produktumfangs.
9. Speicherdauer
Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Vertragsdurchführung, Sicherheit, Nachweise oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Einladungen sind sieben Tage gültig. Projekt-, Datei- und Abrechnungsdaten werden nach Vertragsende entsprechend dem vereinbarten Export- und Löschzeitraum entfernt, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
10. Empfänger und Drittlandbezug
Empfänger können berechtigte Nutzer des Kundenbetriebs, Hosting-, Authentifizierungs-, KI-, Zahlungs- und E-Mail-Dienstleister sowie gesetzlich berechtigte Stellen sein. Übermittlungen außerhalb des EWR erfolgen nur auf einer zulässigen Grundlage, etwa einem Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.
11. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Beispiel)Beispieldaten
12. Sicherheit und automatisierte Entscheidungen
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt. KI-Ausgaben bleiben Vorschläge. Zu den Schutzmaßnahmen gehören rollenbasierte Zugriffe, getrennte Betriebsdaten, verschlüsselte Übertragung, zeitlich begrenzte Sitzungen, Freigabeschritte und Audit-Protokolle.